Programa Farmácia Popular: Regras e Documentação

Abaixo um passo a passo rápido e direto sobre as regras do Programa Farmácia Popular e o quanto é importante a guarda dos documentos que comprovam as vendas.

Sugerimos a guarda dos documentos em um sistema de gerenciamento, ao lado você pode resgatar 15 dias grátis para usar nossa plataforma.

Documentos Necessários

Bom, sabemos que basicamente o que o paciente precisa ter em mãos para ser atendido pelo programa é um documento oficial com foto e receita médida ou documento equivalente.
Abaixo vamos abordar cada exigencia dos documentos e quais os documentos devem ser armazenados.

  • Preferência ao RG: Embora possamos aceitar outros documentos oficiais com foto, recomendamos o RG. A única exigência é que o documento esteja legível.
  • O RG ou CNH comprova que o paciente está retirando os medicamentos.
  • A receita deve ter sido emitida nos últimos 180 dias.
  • Deve conter o endereço do hospital ou clínica.
  • Nome e endereço do paciente devem estar presentes.
  • O carimbo do médico com seu nome e CRM/RMS, além da assinatura, são obrigatórios.
Fraldas
  • O laudo médico deve conter todos os itens mencionados e um número de CID para justificar o uso das fraldas.
Absorventes
  • Apresente o comprovante emitido no aplicativo do SUS. Aqui tem um guia de como emitir online caso a paciente não tenha celular.
  • Quando um terceiro retira os medicamentos, solicite a procuração autenticada em cartório com validade de 1 ano.
  • Guarde também um documento oficial com foto do procurador.

Agora devemos ir até nosso sistema de vendas e fazer o procedimento d pre autorização que normalmente nos pede CRM/RMS, data da prescrição, quantidade solicitada, quantidade diária e se o paciente é usuário bolsa familia ou não.
A pre autorização dando certo, finalize a venda até a emissão do cupom fiscal e vinculado.

  • Cupom Vinculado Assinado: Não é suficiente para comprovar a legalidade da venda. É necessário também guardar o cupom fiscal.
  • O cupom vinculado deve ter a assinatura do paciente próxima ao documento com foto e seu endereço.
  • Se o sistema de gestão tiver cadastro de pacientes, facilitará a questão do endereço, pois será impresso no cupom.

O Que Deve Ser Guardado?

A resposta mais acertada seria TUDO.
Vamos recapitular: a portaria prevê que a documentação que prova as vendas deve ser guardada por 10 anos, de forma física e digital, ou fisicamente em dois lugares diferentes, em ordem cronológica de emissão. É muito comum os credenciados guardarem esses documentos em pastas de clientes, mas isso, com certeza, vai atrapalhar o serviço de separação dos documentos durante uma auditoria.

Cada venda é composta por um dossiê de 4 documentos que devem ser guardados por 10 anos. Aqui, muitas pessoas fazem cópias e gastam centenas de reais mensalmente com folhas e cartuchos para impressora, e estão sujeitas ao tempo. Trabalhamos há 12 anos com isso, e a quantidade de documentos que se perde quando guardado fisicamente não é brincadeira. Sugerimos, portanto, que você guarde os documentos de forma eletrônica, preferencialmente na nuvem (Google Drive, OneDrive).

Ou melhor ainda, você pode guardar em um sistema de gestão como o DIGIPOP. Com o Digipop, você pode armazenar todos os documentos na nuvem, utilizando o scanner da loja ou a câmera do celular. 

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